মাইক্রোসফট অফিস ওয়ার্ড এ মেইল মার্জ করার পদ্ধতি How to merge mail in Microsoft Office Word

How to merge mail in Microsoft Office Word মাইক্রোসফট অফিস ওয়ার্ড এ মেইল মার্জ করার পদ্ধতি

মাইক্রোসফট অফিস ওয়ার্ড এ মেইল মার্জ করার পদ্ধতি

MAIL MERGE

কোনাে একটি  চিঠি বা অন্য কিছু  লেখার পর ঐএকই চিঠি বা লেখা যদি অনেকের নামে একই সাথে তৈরী করতে হয়।চিঠিটি লেখার পর সর্ব প্রথম Mailings থেকে start mail merge থেকে letter ক্লিক করতে হবে । I

আবার  mailings থেকে select recipients থেকে Type new List ক্লিক করলে চিঠির ঠিকানা লেখার জন্য একটা জায়গা আসবে ওখান থেকে যেগুলাে লাগবেনা সেগুলােকে মুছে ফেলতে হবে (অর্থাৎ কাউকে চিঠি পাঠাতে গেলে তার নাম, ঠিকান্‌ ফোন নাম্বার, ই-মেইল আইডি, জেল্‌ পিন নম্বর প্রকৃতি দেবার প্রয়োজন হয় কিন্তু কিছু কিছু চিঠির ক্ষেত্রে অত কিছুর প্রয়োজন হয় না সেখানে শুধুমাত্র সামান্য তথ্যটুকু দিলেই হয়ে যায় ) মােছার জন্য যে বক্সটি আসবে তার নিচের দিকে costomise coluns পাওয়া যাবে ওখান থেকে যেটা মুছব তার উপর ক্লিক করে Delete থেকে yes করতে হবে।

প্রয়োজন ছাড়া অংশগুলি মােছা হয়ে গেলে ok করতে হবে। আমার নিজের প্রয়োজনে কাউকে চিঠি পাঠানোর জন্য যে পয়েন্টগুলি নিয়েছিলাম সেগুলি সঠিকভাবে পরপর পূরণ করতে হবে এবং যে কযােনা-কে চিঠি পাঠাবাে সে কটা ঠিকানা পর পর লিখতে হবে।  

একটা ঠিকানা  লেখা হয়ে গেলে পরের ঠিকানা লেখার জন্য new entery ক্লিক করতে হবে , যেকটা ঠিকানা লেখার দরকার হবে ।যে ক'জনা কে এই চিঠি পাঠানোর প্রয়োজন হবে সেই কটি ঠিকানার পরপর লেখা হয়ে গেলে ok করলে নতুন করে একটি উইন্ডো ওপেন হবে সেখান এবারে  file name এর ঘরে একটি নাম লিখে seve করতে হবে ।

ঠিকানা লেখার জন্য যে জিনিস নিয়েছিলাম তার প্রত্যেকটাকে পেজের মধ্যে আনতে হবে। তার জন্য mailings-insert merge field ক্লিক করে ঠিকানা লেখার জন্য যেগুলাে নিয়েছিলাম তার প্রত্যেটার উপরে ক্লিককরে insert করতে হবে।

যেগুলি insert করলাম তাদের মাঝখানে দুটি করে >> << চিহ্ন আসবে তাদের মাঝখানে ( >>I<< ) ক্লিক করে প্রত্যেক টাকে Enter দিয়ে আলাদা করতে হবে।এবারে mailings থেকে finish & merg থেকে Edit-individaldocuments ক্লিক করে প্রথমে all এবং ok  করলেই আমরা যে ক জনার নামে ঠিকানা আগে লিখলাম ঠিক ততগুলো আলাদা আলাদা নামের চিঠি পেয়ে যাবো।